Ekamin laatu- ja toimintajärjestelmä

Ekamin toimintajärjestelmällä tarkoitetaan laadunhallinnan eri keinoista ja menetelmistä muodostuvaa kokonaisuutta, jonka avulla ammattiopiston laatupolitiikkaa toteutetaan organisaatiossa. Järjestelmä koostuu niistä vision, arvojen ja strategian periaatteista ja menettelytavoista, joita Ekamin toiminnassa halutaan systemaattisesti noudattaa. Laatupolitiikan perusajatuksena on toiminnan laadun jatkuva parantaminen.

Toimintajärjestelmä dokumentoidaan toimintakäsikirjaksi joka edesauttaa systemaattista toimintaa ja sen kehittämistä. Toimintajärjestelmän toteutuksessa käytetään työkaluina mm. Ekamin intraa ja sähköistä toimintajärjestelmän hallintaohjelmaa IMS Business Solutionia, joiden avulla henkilöstö voi helposti tarkastella koulutuskuntayhtymän ja sen tulosalueiden toimintoja, dokumentteja ja toiminnan tuloksia. Toimintajärjestelmä koostuu mm. prosessikuvauksista, kuvauksiin liittyvistä dokumenteista ja mittareista sekä erilaisista toimintaa ohjaavista toimintaohjeista ja -käsikirjoista.

Olemassa olevissa laatujärjestelmissä merenkulussa, aikuiskoulutuksessa ja Rannikkopajoilla on kuvattu prosesseja, luotu mittaristoja ja laadittu asiakaspalautejärjestelmiä arviointia varten. Nuorten työpajoilla on Sosiaalisen Työllistämisen Laadunarviointimalli sekä merenkulun ja aikuiskoulutuksen yksiköissä on käytössä auditoidut ISO 9001 -laatujärjestelmät.

Ekamin yhteisen toimintajärjestelmän rakentaminen ja laatutyö aloitettiin syksyllä 2008 tekemällä eurooppalaisen laatupalkintomallin (EFQM) mukainen itsearviointi. Itsearvioinnilla saatiin selville toiminnan lähtötilanne ja -taso Ekamin toimintajärjestelmän laadinnalle. Laatutyötä koordinoimaan johtoryhmän avuksi on perustettu laaturyhmä, johon kuuluu eri toimipisteiden henkilöstön edustajia. Varsinaisen laatutyön tekemiseen on osallistunut eri toimialoilta kootut alakohtaiset laaturyhmät sekä koko Ekamin henkilöstö.